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| 高雄市左營區公所機密文書處理執行要點 |
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壹、依據
一、國家機密保護法、事務管理手冊、高雄市政府文書處理實施要點。
二、本所94年度政風工作計畫。
貳、目的
為強化本所公務機密維護工作，增加本所同仁辦理機密文書等級變更及解密程序工作智能，並期以防杜洩密及不法情事發生，確保本所公務機密之安全。
參、機密文書種類及其機密等級：「機密文書區分為『國家機密文書』及『一般公務機密文書』。有關國家機密事項，依國家機密保護法及其相關規定辦理；各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外，依本手冊辦理。」故公務機密可區分為「國家機密」與「一般公務機密」兩類（事務管理手冊第50、51條）。
一、國家機密：指為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關持有或保管之資訊，經依本法核機密等級者（國家機密保護法第2條）。
（一）國家機密等級區分（國家機密保護法第4條）：
1、「絕對機密」：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常重大損害（國家機密保護法施行細則第5條）之事項。
2、「極機密」：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損害（國家機密保護法施行細則第6條）之事項。
3、「機密」：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害（國家機密保護法施行細則第7條）之事項。
二、一般公務機密：指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外依法令或契約有保密義務者。
（一）一般公務機密等級：
過去「國家機密保護辦法」有關機密等級之區分，並未將「國家機密」與「一般公務機密」作不同之處理，故皆混同使用「密」、「機密」、「極機密」及「絕對機密」四個等級。惟自國家機密保護法施行後，除「國家機密」可以使用「機密」、「極機密」及「絕對機密」等三個等級外，「一般公務機密」僅能使用「密」的等級。
肆、機密文書處理應注意事項：
行政院另於九十三年一月八日以院臺秘字第０九三００八００五二號令修正「事務管理手冊文書處理部分」捌、文書保密（第四十七點至七十五點）部分，幾乎已將前述國家機密保護法及其施行細則相關規定皆予以納入， 一般公務機密之收發、標示、登記、保管、使用及傳遞等大多比照國家機密之方式處理。
一、收發文部分：
（一）收受機密文書應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。
（二）機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」、「機密」者，由承辦人員持往辦理。屬「密」者之用印，得由繕校人員持往辦理。
（三）機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質須不能透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼綿薄紙或膠帶加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。
二、簽辦部分：
（一）各機關承辦人員處理一般文書，應審核鑒定是否具保密價值，如確有保密必要，應即改為機密文書處理。
（二）機密文書如非必要，應儘量免發或減少副本。
（三）機密文書非經權責主管人員核准，不得攜出辦公處所。
（四）會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收回；與會人員如需留用時，應經主席核准並辦理界用簽收。
三、傳遞部分：
（一）傳遞一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員自簽收。
（二）「密」等級者，須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。
四、保管部分：
（一）機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃，並裝置密鎖，保管人員必須經常檢查。
（二）保管機密文書人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項冊列點交單位主管或其指定人員。
五、檔案管理部分：
納入檔案管理之機密文書，應隨時或定期查核，其須變更機密等級或解密者，應即按規定辦理變更或解密手續。
伍、文書機密等級之變更或解密之作業流程：
一、機密文書解密條件：
依據「事務管理手冊文書處理部分」捌、文書保密第62條規定「經區分有機密等級之文件，依規定應同時註明解密條件者，其各項解密條件如下：『本件於公布時解密』、『本件至某年某月某日解密』、『本件於工作完成或會議終了時解密』、『附件抽存後解密（適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者）』、『其他：（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）』」
二、文書機密等級之變更或解密，其權責劃分：
（一）機密等級之變更或解密，由承辦人員於區分密等時預為註明或主動檢討辦理。
（二）國家機密之變更或解密，依國家機密保護辦法第10條第1項規定為之。
（三）一般公務機密文書，由原核定主管核定之。
（四）機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密事項非其管轄者，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承受業務機關者，由原核定機關之上級機關或主管機關為之。
三、文書機密等級之變更或解密之作業流程說明：
（一）承辦人員依據機密件登錄主動檢查、或其他機關建議，將解密之案件提出審查，並填具機密等級變更或解密之處理意見表或建議單陳送核定。
（二）經核定原機密等級解密後，應填寫機密等級變更或註銷通知單，陳奉核定，再行繕發，並通知前曾受領該機密文件之受文機關。
（三）文書機密等極之附加變更或解密標示者，屆時即照標示自動變更或解密，檔案保管單位會商業務承辦單位辦理變更事宜。
（四）變更機密等級或解密者，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳）。
（五）建議其他機關變更機密等級或解密者，於獲得答復同意後，參照上述1至4之程序辦理。
（六）非機關之來函其訂有機密等級者，經函知來文者後，參照上述1至4之程序辦理。
（七）機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者不得銷毀；解密後，其銷毀方式，須依檔案法及相關規定辦理。
（八）解密作業流程表（如附表）。
陸、一般保密規定：
一、本所員工對於本機關任何文書除經特許公開者外，應遵守公務員服務法第4條規定，絕對保守秘密不得洩露，退職後亦同。
二、文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，並不得交予與本案有關之當事人。
三、私人日記、通信、撰文及著作，其內容不得涉及機密及依法應保密事項。
柒、罰責
一、洩漏或交付國家機密罪（國家機密保護法32條，下稱本法）※洩漏或交付經依本法核定之國家機密者，處一年以上七 年以下有期徒刑。（第1項 ）
因過失犯前項之罪者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣20萬元以下罰金。（第2項）
第一項之未遂犯罰之。（第3項）
二、洩漏或交付報請核定國家機密之事項罪（本法第33條）
洩漏或交付依第六條規定報請核定國家機密之事項者，處五年以下有期徒刑。（第1項 ）
因過失犯前項之罪者，處一年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣10萬元以下罰金。（第1項 ）
第1項之未遂犯罰之。
三、刺探或收集國家機密罪（本法第34條）
刺探或收集經依本法核定之國家機密者，處五年以下有期徒刑。（第1項）
刺探或收集依第6條規定報請核定國家機密之事項者，處三年以下有期徒刑。（第2項）
前2項之未遂犯罰之。
四、毀棄、損壞或隱匿國家機密罪（本法第35條）
毀棄、損壞或隱匿經依本法核定之國家機密，或致令不堪用者，處五年以下有期徒刑，得併科新臺幣30萬元以下罰金。（第1項）
因過失毀棄、損壞或遺失經依本法核定之國家機密者，處一年以下有期徒刑、拘役或新臺幣10萬元以下罰金。（第2項）
五、擅自出境或逾越核准地區罪（本法第36條）（曾）辦理國家機密業務之人員，違反第26條第1項規定未經核准而擅自出境或逾越核准地區者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣20萬元以下罰金。
六、法律競合處理
依本法第37條規定：「犯本章之罪，其他法律有較重處罰之規定者，從其規定。」有關危害國家機密行為之處罰，除本法相關規定外，尚有如陸海空軍刑法第20條至22條等特別規定，為處理法律競合之問題，本條規定依「有較重處罰之規定」辦理。
捌、「事務管理手冊文書處理部分」有關機密文書之規定：
一、第57條規定：「各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔，以及機密公文電子交換等事項，並儘可能實施隔離作業。」
二、第58條規定：機密文書之簽擬、陳核(判)，應由業務主管或其指定之人員處理，並應儘量減少處理人員層級及程序。
三、第60條規定：一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。
玖、「機關檔案管理作業手冊」第22章之22.3.5.2規定：「本機關調閱極機密案件，應經幕僚長以上人員核准；借調機密以下等級之檔案，應經業務承辦單位主管核准。」
玖、本要點如有未盡事宜，得隨時修訂補充。