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政風法令宣導看板

 

 高雄市左營區公所機密文書處理執行要點

    

壹、依據

一、國家機密保護法、事務管理手冊、高雄市政府文書處理實施要點。

二、本所94年度政風工作計畫。

 

貳、目的

為強化本所公務機密維護工作,增加本所同仁辦理機密文書等級變更及解密程序工作智能,並期以防杜洩密及不法情事發生,確保本所公務機密之安全。

 

參、機密文書種類及其機密等級:「機密文書區分為『國家機密文書』及『一般公務機密文書』。有關國家機密事項,依國家機密保護法及其相關規定辦理;各機關處理機密文書,除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外,依本手冊辦理。」故公務機密可區分為「國家機密」與「一般公務機密」兩類(事務管理手冊第5051條)。

 

一、國家機密:指為確保國家安全或利益而有保密之必要,對政府機關持有或保管之資訊,經依本法核機密等級者(國家機密保護法第2條)。

(一)國家機密等級區分(國家機密保護法第4條):

1、「絕對機密」:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常重大損害(國家機密保護法施行細則第5條)之事項。

2、「極機密」:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損害(國家機密保護法施行細則第6條)之事項。

3、「機密」:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害(國家機密保護法施行細則第7條)之事項。

二、一般公務機密:指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外依法令或契約有保密義務者。

(一)一般公務機密等級:

過去「國家機密保護辦法」有關機密等級之區分,並未將「國家機密」與「一般公務機密」作不同之處理,故皆混同使用「密」、「機密」、「極機密」及「絕對機密」四個等級。惟自國家機密保護法施行後,除「國家機密」可以使用「機密」、「極機密」及「絕對機密」等三個等級外,「一般公務機密」僅能使用「密」的等級。

 

肆、機密文書處理應注意事項:

行政院另於九十三年一月八日以院臺秘字第0九三00八00五二號令修正「事務管理手冊文書處理部分」捌、文書保密(第四十七點至七十五點)部分,幾乎已將前述國家機密保護法及其施行細則相關規定皆予以納入, 一般公務機密之收發、標示、登記、保管、使用及傳遞等大多比照國家機密之方式處理。

 

一、收發文部分:

(一)收受機密文書應先詳細檢查封口有無異狀後,並依內封套記載情形完成登錄,受文者為機關或機關首長者,應送機關首長或其指定人員啟封;受文者為其他人員者,逕送各該人員本人啟封;另啟封人員,應核對其內容及附件。

(二)機密文書用印時,屬「絕對機密」、「極機密」、「機密」者,由承辦人員持往辦理。屬「密」者之用印,得由繕校人員持往辦理。

(三)機密文書對外發文時,應封裝於雙封套內,封套之紙質須不能透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級,並加密封,封口及接縫處須加貼綿薄紙或膠帶加蓋「密」字戳記;外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。

二、簽辦部分:

(一)各機關承辦人員處理一般文書,應審核鑒定是否具保密價值,如確有保密必要,應即改為機密文書處理。

(二)機密文書如非必要,應儘量免發或減少副本。

(三)機密文書非經權責主管人員核准,不得攜出辦公處所。

(四)會議使用之機密文書資料應編號分發,會議結束當場收回;與會人員如需留用時,應經主席核准並辦理界用簽收。

三、傳遞部分:

(一)傳遞一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員自簽收。

(二)「密」等級者,須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。

四、保管部分:

(一)機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃,並裝置密鎖,保管人員必須經常檢查。

(二)保管機密文書人員調離職務時,應將所保管之機密文書,逐項冊列點交單位主管或其指定人員。

五、檔案管理部分:

納入檔案管理之機密文書,應隨時或定期查核,其須變更機密等級或解密者,應即按規定辦理變更或解密手續。

 

伍、文書機密等級之變更或解密之作業流程:

一、機密文書解密條件:

依據「事務管理手冊文書處理部分」捌、文書保密第62條規定「經區分有機密等級之文件,依規定應同時註明解密條件者,其各項解密條件如下:『本件於公布時解密』、『本件至某年某月某日解密』、『本件於工作完成或會議終了時解密』、『附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)』、『其他:(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)』」

二、文書機密等級之變更或解密,其權責劃分:

(一)機密等級之變更或解密,由承辦人員於區分密等時預為註明或主動檢討辦理。

(二)國家機密之變更或解密,依國家機密保護辦法第10條第1項規定為之。

(三)一般公務機密文書,由原核定主管核定之。

(四)機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整,致該機密事項非其管轄者,相關保護作業由承受其業務之機關辦理;無承受業務機關者,由原核定機關之上級機關或主管機關為之。

三、文書機密等級之變更或解密之作業流程說明:

(一)承辦人員依據機密件登錄主動檢查、或其他機關建議,將解密之案件提出審查,並填具機密等級變更或解密之處理意見表或建議單陳送核定。

(二)經核定原機密等級解密後,應填寫機密等級變更或註銷通知單,陳奉核定,再行繕發,並通知前曾受領該機密文件之受文機關。

(三)文書機密等極之附加變更或解密標示者,屆時即照標示自動變更或解密,檔案保管單位會商業務承辦單位辦理變更事宜。

(四)變更機密等級或解密者,應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去,並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單(戳)。

(五)建議其他機關變更機密等級或解密者,於獲得答復同意後,參照上述14之程序辦理。

(六)非機關之來函其訂有機密等級者,經函知來文者後,參照上述14之程序辦理。

(七)機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者不得銷毀;解密後,其銷毀方式,須依檔案法及相關規定辦理。

(八)解密作業流程表(如附表)。

 

陸、一般保密規定:

一、本所員工對於本機關任何文書除經特許公開者外,應遵守公務員服務法第4條規定,絕對保守秘密不得洩露,退職後亦同。

二、文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本機關以外之人員,並不得交予與本案有關之當事人。

三、私人日記、通信、撰文及著作,其內容不得涉及機密及依法應保密事項。

 

柒、罰責

一、洩漏或交付國家機密罪(國家機密保護法32條,下稱本法)※洩漏或交付經依本法核定之國家機密者,處一年以上七

年以下有期徒刑。(第1項 )

•※  因過失犯前項之罪者,處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣20萬元以下罰金。(第2項)

•※  第一項之未遂犯罰之。(第3項)

二、洩漏或交付報請核定國家機密之事項罪(本法第33條)

•※  洩漏或交付依第六條規定報請核定國家機密之事項者,處五年以下有期徒刑。(第1項 )

•※  因過失犯前項之罪者,處一年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣10萬元以下罰金。(第1項 )

※第1項之未遂犯罰之。

 

三、刺探或收集國家機密罪(本法第34條)

•※  刺探或收集經依本法核定之國家機密者,處五年以下有期徒刑。(第1項)

•※  刺探或收集依第6條規定報請核定國家機密之事項者,處三年以下有期徒刑。(第2項)

※前2項之未遂犯罰之。

四、毀棄、損壞或隱匿國家機密罪(本法第35條)

•※  毀棄、損壞或隱匿經依本法核定之國家機密,或致令不堪用者,處五年以下有期徒刑,得併科新臺幣30萬元以下罰金。(第1項)

※因過失毀棄、損壞或遺失經依本法核定之國家機密者,處一年以下有期徒刑、拘役或新臺幣10萬元以下罰金。(第2項)

五、擅自出境或逾越核准地區罪(本法第36條)(曾)辦理國家機密業務之人員,違反第26條第1項規定未經核准而擅自出境或逾越核准地區者,處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣20萬元以下罰金。

 

六、法律競合處理

依  本法第37條規定:「犯本章之罪,其他法律有較重處罰之規定者,從其規定。」有關危害國家機密行為之處罰,除本法相關規定外,尚有如陸海空軍刑法第20條至22條等特別規定,為處理法律競合之問題,本條規定依「有較重處罰之規定」辦理。

 

 

捌、「事務管理手冊文書處理部分」有關機密文書之規定:

一、第57條規定:「各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔,以及機密公文電子交換等事項,並儘可能實施隔離作業。」

二、第58條規定:機密文書之簽擬、陳核(),應由業務主管或其指定之人員處理,並應儘量減少處理人員層級及程序。

三、第60條規定:一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製,除辦理該機密業務者外,以經單位主管以上人員同意者為限。

 

玖、「機關檔案管理作業手冊」第22章之22.3.5.2規定:「本機關調閱極機密案件,應經幕僚長以上人員核准;借調機密以下等級之檔案,應經業務承辦單位主管核准。」

 

玖、本要點如有未盡事宜,得隨時修訂補充。